Como construir pontes pode ajudar você a dominar a gestão de stakeholders

Quando comecei a trabalhar com gestão de produtos, me sentia inseguro em momentos de tomar decisões ou obter buy-in de stakeholders mais seniores do que eu, como se fosse uma responsabilidade somente minha pelo sucesso ou fracasso da iniciativa. Muito por que eu acreditava que PMs eram estrelas do rock, crença essa reforçada ao ver pessoas se comportando dessa forma, como se o sucesso fosse resultado apenas da sua ação individual. O que não me contaram é que esse é o caminho mais rápido se quiser fracassar.

Lidar com stakeholders não é uma tarefa fácil na gestão de produto, sempre existe uma feature a mais para se fazer, uma nova iniciativa a se priorizar, perguntas que você devia ter feito e não fez. Isso leva times a construírem muros para se isolar e evitar a comunicação com seus principais stakeholders, na intenção de evitar a exposição e de se proteger, mas isso acaba aumentando o desalinhamento e a possibilidade de fracasso.

“Construímos muros demais e pontes de menos.” Isaac Newton

O que descobri é que compartilhar a história por trás do problema, ouvir sem julgamento e a diplomacia constroem pontes e ajudam a tornar o processo muito mais fácil. Às vezes transparente. Gerando o resultado esperado, reduzindo atritos e criando alianças que irão advogar a seu favor.

Conte sua história que te trouxe até a decisão

O tempo é uma restrição, que não temos controle. Isso quer dizer que as pessoas nos seus dias estão atoladas de demandas. Em geral, os mínimos detalhes sobre o assunto que você quer tratar não importam para a tomada de decisão. Tanto faz o nome das pessoas que você entrevistou, o tempo gasto em cada entrevista, detalhes operacionais do framework que você seguiu, como estão sendo feitas as chamadas das APIs, essas são informações que na maioria das vezes não agregam na sua narrativa. É importante as pessoas saberem que você percorreu um caminho, e quais pontos foram cruciais para trazer você até aquele momento. Não estou dizendo que você não precisa ter atenção aos detalhes, ignorá-los, ou não seguir nenhuma metodologia. Reforço que é importante conhecer para criar melhores narrativas, mas detalhes podem ser suprimidos ou destacados a depender da pessoa que irá ouvir sua história.

Foque no “Por que”: lembre-se, você participou de todo o processo de pesquisa, validação de hipótese ou validação da solução, então sabe de toda a história. Infelizmente você não terá tempo para passar todos os detalhes para as pessoas que precisa obter o buy in. Poucas informações dificultam o processo de tomada de decisão. Então para que você motive outras pessoas, é fundamental que elas entendam o porquê.

A motivação deve ficar clara, as pessoas devem entender qual é a necessidade ou problema e o porquê de ser algo relevante para o negócio para ser resolvido. Aqui é fundamental apresentar as principais evidências que fundamentam essa narrativa. Usualmente grandes números, gráficos com resultados de pesquisas e métricas fazem bem esse trabalho. Não acredito que exista um nível perfeito de informação, algumas pessoas vão querer mais, ou menos, encontrar esse ponto não é nada fácil. Sugiro que você pratique, apresente para pessoas do time, colete feedbacks e adapte. Ouvir o que as pessoas entenderam vai te ajudar a melhorar a apresentação, e ter clareza de quais pontos reforçar e quais suprimir. Preparação é o melhor caminho.

Mostre, não fale. Ao contar sua narrativa use elementos visuais, faça uma passada pelas oportunidades que você encontrou, aprendizados que teve no processo, destaque, descobertas e percepções que você pôde validar com evidências. Representações visuais são excelentes ferramentas para manter o foco das pessoas e criar um entendimento compartilhado do que está sendo apresentado. A exibição do pensamento visual ajuda a sensibilizar para a necessidade e urgência do tema.

Reduza o número de opções: Por dia uma pessoa na média toma 35 mil decisões, com certeza você já leu isso em algum lugar. Muitas possibilidades são tão ruins quanto a falta delas. Ao invés de apresentar infinitas possibilidades, apresente aquelas 3 apostas que você acredita serem as melhores, liste os prós e os contras de cada uma, e ajude as pessoas a tomar a decisão.

Ouça sem julgamento

Após apresentar sua narrativa, nessas interações de espaço para as pessoas contribuírem com comentários, opiniões e pensamentos sobre o assunto, mesmo que você tenha ideias formadas na sua cabeça, aqui se torna crucial conseguir ouvir ativamente e participar de conversas sem julgar o que está ouvindo.

Não confunda não julgar com omissão ou não falta de posicionamento. Posicionamento é importante para uma pessoa para profissionais de produto, assim como a inteligência emocional. Evite reagir a qualquer impulso, ouça sem julgar, de tempo para digerir a informação e aprofunde onde for necessário até entender a mensagem que você está recebendo.

“Comunicação não é o que você diz, é o que os outros entendem.” David Ogilvy

Inúmeras vezes em uma sala, presenciei duas pessoas discordando uma da outra, mas falando a mesma coisa de formas diferentes, por isso antes de reagir a um estímulo tenha certeza de ter entendido a mensagem e então responda. Acredite, dessas conversas surgem diversos acordos ou identificação de pontos em comum, que você pode tirar vantagem e beneficiar ambas as partes.

Em uma discussão pode ser que esse ponto comum não exista, ou você não enxergue naquele momento, então deixe a porta aberta, busque construir acordos e bons relacionamentos ao invés de fechar a porta.

Me ajude a te ajudar

No fim do dia estamos na busca de resultados. Na posição de gerente de produtos você tem a oportunidade de ter interface com diversas pessoas na organização e em parceria construir relações que sejam benéficas para todas as partes envolvidas. Mais do que política, uma pessoa de produto deve ser diplomata.
A diplomacia é uma ação pacífica de se relacionar com diferentes grupos, nações ou sociedades e é um instrumento da política externa que visa manter as relações entre os diferentes Estados soberanos equilibradas.
É impossível tirar um projeto ou solução do papel sem o suporte das pessoas corretas, assim é muito importante encontrar terrenos comuns e construção de relações verdadeiras e acordos ganha-ganha. Disponibilize tempo para ajudar pessoas de pouca influência ou muita influência, isso aproxima você das pessoas e cria conexões.

“Aqueles que passam por nós não vão sós. Deixam um pouco de si, levam um pouco de nós.” Antoine de Saint-Exupery

Esse tipo de acordos e relações geram um movimento interessante nas organizações, você se torna onipresente, pois começa a criar uma reputação e as pessoas têm confiança em você e em seu trabalho e por fim stakeholders começam a advogar a seu favor do seu produto. Então mesmo em reuniões que você não está presente, as pessoas irão te suportar levantando argumentos ao seu favor, ou em sua defesa quando argumentos contrários a você são levantados.

Nunca sabemos o amanhã. Não se trata de ser uma pessoa manipuladora, ou com segundas intenções, esse tipo de abordagem não se sustenta ao longo prazo, mas sim de construir relações verdadeiras e uma sólida reputação.

Lembre-se, você não “É” Product Manager do Produto A ou B, você ESTÁ como Product Manager do Produto A ou B, esse estado é mutável. Seja uma pessoa genuína, criar relacionamentos onde quer que você passe é mandatório para crescer na carreira. E mais importante, para ser feliz e construir um ambiente onde as pessoas possam evoluir com você.

Concluindo, não há um guia prático ou uma bala de prata quando se trata do processo de tomada de decisão ou de negociação com stakeholders. Gestão de Produtos muda de empresa para empresa e convenhamos cada pessoa tem seu próprio estilo, mas algumas coisas são fundamentais e sempre serão.

Fazer a vida das pessoas mais fácil;
Ouvir ativamente para entender os pontos de vistas;
Criar conexões verdadeiras.

Podem não resolver todos os problemas, mas com certeza criará uma maior chance de atingir os resultados esperados.

Referências:

Rodolfo Pernambuco: Product Manager no Bees | AB-InBev