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O processo de comunicação

Entendimento sobre o processo de comunicação, suas barreiras e maneiras de melhorar este processo

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É notória a importância da comunicação no ambiente corporativo, é para as pessoas que trabalham como PO ou PM esta habilidade tem grande relevância, uma vez que estão junto a equipe de desenvolvimento, ux/ui, tem conversas com as equipes de vendas, negócios e clientes.

Dito isto, precisamos compreender o que é a comunicação. A comunicação é o processo de enviar e receber símbolos com significados atrelados a eles. O envio destes símbolos se dá através de uma mensagem pelo seu emissor com direção ao receptor, isto tudo ocorre por meio de um canal, conforme imagem a seguir:

  • Emissor: responsávelpor codificar uma mensagem em símbolos significativos, tanto verbais como nã-verbais.

  • Mensagem: símbolos enviados e recebidos.

  • Canal: meio pelo qual uma mensagem é enviada e recebida.

  • Receptor: pessoa que descodifica ou interpreta o significado da mensagem.

Tendo a informação que o emissor passa a mensagem com um propósito, mas o responsável pela decoficação desta mensagem é outra pessoa, podemos ter uma falha nesta comunicação, levando o receptor a ter uma interpretação diferente da pretendida pelo emissor. O inverso também pode ocorrer, quando o receptor passa um feedback, retornando uma resposta do receptor ao emissor.

Então, o que é preciso para termos uma comunicação eficaz?

A comunicação é eficaz quando a mensagem é completamente entendida, ou seja, o significado que o emissor quis dar é o mesmo significado que o receptor teve. Para que possamos torna a comunicação melhor, precisamos entender as barreiras que geram dificuldades no entendimento, o que é chamado de ruídos.

Abaixo temos a exemplificação de alguns possíveis ruídos que interferem no processo de comunicação:

  • Má escolha dos canais utilizados: o canal de comunicação é o meio por onde a mensagem é transportada. Um bom PM precisa escolher o canal mais adequando, tanto do ponto de vista de transmissão da mensagem como de custos, podendo usar um canal ou uma combinação de canais corretos. Exemplo: trocas de e-mails muito grande com perda do objetivo, podendo ser alterado para uma ligação ou vídeo chamada.

  • Expressão escrita ou oral deficientes: além de questões de língua (para comunicações em outros idiomas), a escolha das palavras tanto para mensagens orais como para mensagens escritas devem ser bem conduzidas, é algo que exige trabalho e aperceiçoamento constantes.

  • Falha no reconhecimento de sinais não-verbais: estes sinais são vistos em movimentos de mãos, postura corporal, contato visual e também no tom de voz. Os canais não-verbais têm um papel bem importante na comunicação que as pessoas são capazes de perceber, pesquisa aponta que apenas os gestos podem representar 70% da comunicação.

  • Distrações físicas: são elementos que ocorrem no ambiente que dificultam a comunicação, tais como: recebimentos de mensagens ou ligações, visitantes inesperados na sala, falta de privacidade entre outros.

    E como podemos melhorar a nossa comunicação?

    Precisamos superar as barreiras e melhorar o processo. Algumas maneiras de fazer isto incluem:

  • Audição ativa: é o processo de ajudar a pessoa a expressar o que realmente precisa dizer, para tal é preciso ser sincero o suficiente para ouvir plenamente a mensagem para descobrir o completo significado.

  • Uso construtivo de feedback: é o processo de dizer a uma pessoa como você se sente em relação a algo falado ou feito. Vale resslatar que os feedbacks precisam ser compreensíveis, aceitáveis e plausível buscando base em dados e fatos para que se tornem relevante.

  • Abertura de canais ascendentes de conunicação: é necessário reduzir barreiras e tornar a comunicação transparente e acessível. Sempre lembrando que os canais de comunicação são tem diferentes níveis de riquezas, sendo as mais baixas as mensagens de boletins ou relatórios, sendo estas mais impessoal, unidirecional e rápida; e as com maior riquez as reuniões face a face e conversas onde temos maior pessoalidade, é bidirecional e a comunicação é mais lenta.

  • Compreensão da proxêmica e uso do espaço: a maneira como nos distribuímos fisicamente nos espaços podem fluir ou reduzir a circulação de informações. Atualmente é mais comum espaços abertos e diversificados que auxiliam o processo de conunicação.

  • Uso de tecnologia: é preciso utilizar as ferramentas tecnológicas de maneira tirar melhor proveito, identificando o canal que melhor transmite a mensagem e a mantenha segura de acordo com o grau de privacidade desta.

  • Valorização da diversidade: com empresas mais globais e canais mais baratos de conunicação, é preciso garantir que o emissor e receptor sõa capazes de criar empatia entre suas culturas e diferenças a fim de evitar gestos e palavras mal-interpretados.

    Além deste pontos citados acima, temos a necessidade de realizar o desenvolvimento das nossas habilidades interpessoais, sendo preciso trabalhar inteligência emocional e seus pilares: autoconhecimento, autogestão, empatia e gestão de relacionamento.

Referências

Administração - autor: John R. Schermerhorn Jr.