Imagine uma pessoa que dependendo do contexto precisa acessar um grupo X de habilidades e adaptar sua comunicação de maneira Y para conseguir atingir seus resultados. Imagine ainda que essa pessoa precisa fazer isso várias vezes ao longo do mesmo dia. É, seja bom ou ruim, eu não estou falando da Evelyn, protagonista do premiado “Tudo em Todo o Lugar ao Mesmo Tempo”, eu tô falando de nós, PMs.
Interagir com usuários para se aprofundar em problemas ainda não resolvidos, especificar funcionalidades para o time de desenvolvimento, documentar entregas e resultados obtidos, comunicar partes interessadas, gerenciar riscos, priorizar, responder dúvidas, atualizar roadmap, participar de agendas além de pensar no futuro do ciclo de vida do seu produto e por aí vai.
Ufa, mesmo tendo certeza que esqueci bastante coisa, parece muito né? Por isso, no artigo de hoje quero compartilhar algumas leituras que vão ajudar você a organizar seu dia a dia para não deixar nada importante para trás.
1 - A Arte de Fazer Acontecer - David Allen
Se você já ouviu alguém falando do método GTD (Getting Things Done), então você ouviu falar desse livro. Nesta obra somos ensinados a gerenciar a vida através de horizontes de curtíssimo prazo - como ações do dia a dia - até horizontes de longo prazo - como seu propósito de vida. E como a própria capa diz, o livro ensina estratégias para aumentar a produtividade e reduzir o estresse.
Fazer o básico do GTD já vai fazer uma diferença gigante na sua vida então vou tentar resumir para que você possa aplicar assim quer ler esse artigo:
- Tenha uma caixa de entrada, algum lugar (físico ou digital) em que você vai registrar todas as pendências. Esse é o lugar de esvaziar a mente, você não precisa dar direcionamento agora, apenas registrar. Exemplos: Comprar uma poltrona nova, escrever um artigo, atualizar a especificação do card XPTO, marcar agenda da retrospectiva.
- Separe um momento para dar direcionamento para essas coisas. Algumas vão para uma lista chamada Algum dia/Talvez e outras para a Próximas Ações (é como se você tivesse priorizado o que vai fazer e o que nem faz ideia de quando vai fazer). Ah, e o que tiver data e hora vai para o calendário.
- Separe as tarefas em Próximas Ações por contexto. Eu, por exemplo, usava uma tag para pessoas-chave, então quando eu tinha um momento com a pessoa, eu puxava tudo que tinha a tag com o nome dela para dar os direcionamentos.
- Não deixe nada na cabeça! Tudo que você lembrar precisa ser registrado na caixa de entrada. Se for levar menos de 2 minutos para resolver, então resolva!
- Faça uma revisão semanal para planejar e analisar o seu sistema GTD.
Bônus: leia o livro, porque a minha explicação foi muito superficial.
2 - Como ter um dia ideal - Caroline Webb
O livro é dividido em 7 partes, onde em cada uma autora disponibiliza diversas atividades/rotinas baseadas em neurociência que vão ajudar você a ter um dia melhor.
Passo 1 - Estabeleça suas metas e intenções para o dia
O primeiro passo é entender o que você quer completar no dia. Mais do que isso, é estabelecer como você quer que o dia seja.
Passo 2 - Como fazer as horas do dia renderem mais
Produtividade é um dos temas mais "em alta" dos últimos tempos, principalmente devido a quantidade gigante de distrações com que lidamos.
Passo 3 - Como extrair o máximo de cada contato
Se seu trabalho não fizer parte de uma seleta lista, é bem provável que grande parte dele envolva se relacionar com outras pessoas. Isso pode ser um problema ou uma experiência incrível, grande parte depende de você.
Passo 4 - Seja você mesmo, só que mais inteligente
Neste capítulo existem algumas dicas de como você pode lidar com tarefas complexas que exigem você no seu ápice.
Passo 5 - Maximizando o impacto
Mais do que simplesmente interagir com pessoas como comentei no item 3, muitas vezes será necessário fazer com que a galera compre sua ideia e te ajude a remar o barco. Para isso temos o capítulo 5 do livro, que fala sobre influência e como maximizar seu impacto.
Passo 6 - Lidando com as dificuldades
Para cada dia "super ideal" pode ter certeza que vai ter um punhado dos famosos dias de cachorro (aquele dia bem intenso que você termina esgotado). E o que você precisa fazer? Segurar a barra. Neste capítulo você encontrará algumas dicas validadas por uma pessoa extremamente cética que encontrou benefícios em lugares que não acreditava antes.
Parte 7 - Aumentando seu entusiasmo
Em alguns momentos a situação vai nos dar o empurrãozinho que a gente precisa. Às vezes não. É importante entender como podemos melhorar nossa energia ao longo dia.
3 - Essencialismo - Greg McKeown
Em resumo, o livro apresenta um método para alcançar uma vida mais significativa, identificando e priorizando o que é realmente importante, eliminando o que não é essencial e mantendo o foco na execução precisa das prioridades escolhidas. O livro é dividido em 4 partes:
Parte I - A Arte de Viver com Essencialismo:
Aqui conhecemos o conceito de essencialismo e, por que é importante praticá-lo em uma vida repleta de distrações e exigências. O autor discute a diferença entre uma abordagem focada e uma abordagem fragmentada para a vida e apresenta a importância da escolha consciente sobre como gastar tempo e energia.
Parte II - Explore: Discernir
McKeown apresenta o primeiro passo para alcançar uma vida essencialista: discernir o que é essencial. Ele discute a importância de identificar o que é mais importante para nós, através da exploração de nossos valores, habilidades e interesses.
Parte III - Elimine
O segundo passo para alcançar uma vida essencialista: eliminar o que não é essencial. McKeown enfatiza a importância de dizer "não" a compromissos desnecessários e de eliminar distrações que impedem o foco no que é mais importante.
Parte IV - Executar
Nesta parte, McKeown apresenta o terceiro e último passo para alcançar uma vida essencialista: executar com precisão. Ele enfatiza a importância da disciplina para manter o foco no que é mais importante, bem como a importância de avaliar regularmente as escolhas e prioridades para garantir que continuem a ser essenciais.
BÔNUS: Gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia - Vicente Falconi
Apesar de não ser exatamente um livro de organização, acredito que ele seja muito válido por nos ensinar conceitos de administração e qualidade. Essa obra nos ensina a executar o trabalho utilizando o PDCA (Plan, Do, Check e Act). Ele é dividido em 4 fases: Entenda seu trabalho, Arrumando a casa, Ajustando a máquina e Caminhando para o futuro.
Primeira fase: Entenda seu trabalho
Aqui o autor nos apresenta a disciplina da gestão, que é o conjunto de ferramentas e técnicas utilizadas para melhorar a qualidade dos processos e a eficiência das empresas. Ele enfatiza a importância do trabalho em equipe, da padronização dos processos e da melhoria contínua para o sucesso empresarial.
Segunda fase: Arrumando a casa
Nesta parte, Falconi explica como gerenciar a rotina do trabalho do dia a dia, que é o conjunto de atividades que precisam ser realizadas regularmente para manter uma empresa em funcionamento.
Ele apresenta o conceito de indicadores de desempenho e como usá-los para monitorar e melhorar os processos. Falconi também aborda a importância da análise de causa raiz, que é a identificação das causas fundamentais dos problemas para resolvê-los definitivamente.
Terceira fase: Ajustando a máquina
Falconi apresenta o Controle Total da Qualidade (CTQ), que é um sistema de gestão baseado na qualidade total. Ele explica como implementar o CTQ em uma empresa e como usar as ferramentas de qualidade para melhorar os processos e a satisfação do cliente.
Quarta fase: Caminhando para o futuro
Nesta parte, somos apresentados à importância da melhoria contínua para o sucesso empresarial. O autor explica como usar o ciclo PDCA (Plan, Do, Check e Act) para identificar e implementar melhorias nos processos. Falconi também aborda a importância da capacitação dos colaboradores e do engajamento da equipe para alcançar a melhoria contínua.
Enfim
Eu não sei o que faria se antes de virar PM já não tivesse iniciado um movimento de ser organizado. Esse é um cargo que muitas vezes exige que você transite entre diferentes contextos. Dependendo da escala da sua organização essa necessidade pode se multiplicar violentamente (em pequenas, você faz de tudo, em grandes você precisa se alinhar com muita gente). E a organização é a chave para garantir que não fique nenhuma pendência importante pelo caminho.
Por isso, aproveite as dicas de leitura para garantir que sua rotina seja produtiva e também saudável. Ser organizado é algo que se leva para vida e não somente no trabalho.
