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Squad as a Service

Alugar, terceirizar, externalizar as especialidades de um time é salvação ou o pior pesadelo de PMs?

Imagem de destaque de Squad as a Service

Nunca, jamais, de modo algum pense em alugar uma squad, sob pena de ser excomungado ou deserdado pelos gurus e literaturas mais lidas de produtos. Eles e elas costumam trafegar em cenários segmentados, squads completos, perfis bem especialistas, dinheiro disponível para as maiores aventuras que suas cabecinhas maravilhosas podem criar, testar, errar, errar de novo, e de novo, e melhorar sempre, claro.

A vida deles então é fácil, certo? Não, obviamente não! Mas estes cenários em que vivem ajudam a seguir ou escrever o que está nos livros. No Brasil, e na maioria das empresas aqui, vivemos cenários bem diferentes. Jogamos nas onze, tentando equilibrar todos os pratinhos, sonhamos em ser o PM dos sonhos, navegando brilhantemente em estratégia, técnicas de produtos no Discovery e no Delivery, gestão de stakeholders, marketing, métricas e indicadores, e ainda conhecendo bem design e tecnologia. E olha que nem mencionei tudo que se pensa que o PM domina ou precisa dominar.

Difícil? Sim e posso dizer que a restrição orçamentária pode ser o ingrediente a mais que faz com que poucos alcancem o equilíbrio desta receita. Ela pode fazer você abrir mão do by the book de produtos para arriscar em novos modelos de atuação, mesclando numa squad tanto perfis próprios como perfis de uma empresa que “aluga” perfis para compor squads, ou até squads completos. Essa alternativa vai de encontro a todas as recomendações dos livros, pode te levar ao pior dos fracassos, mas também pode contribuir pro seu sucesso. E você só vai saber, se tiver coragem, ou falta de opção, e testar. Vou então contar 2 casos de aluguel de squad (Squad as a Service), me dando o direito de usar nomes fictícios para nossos personagens. Vou chamar a empresa cliente de “AirForceOne” e as empresas fornecedoras de “Improving7” (caso 1) e de “Golden∞” (caso 2).

Caso 1: tudo parece maravilhoso até a assinatura do contrato 

A AirForceOne faz o dever de casa (quase) direitinho: acessa sua rede, faz pesquisa desk, passa um briefing detalhado já na primeira reunião, fala o quanto sua empresa é atenta à qualidade e, para fechar, envolve o jurídico, o financeiro, alinha com POs, UXs e DEVS. Internamente, o time não está tão confortável em arriscar, entende que o risco de fracasso é enorme, e ainda tem receio de perder o controle do que sempre controlou e centralizou, mas ao mesmo tempo percebe que pode haver aprendizado nesta interação. 

A Improving7, ouve e interpreta o briefing como se conhecesse a AirForceOne na palma da mão, negocia de forma inteligente, alinha todos os pontos, planeja o time e, após os detalhes acordados, assina o contrato. 

Lindo, maravilhoso, à exceção de dois pontos já sabidos como bem arriscados: 1) o time da Improving7 não era próprio, mas freelas que trabalhavam em horários alternativos e finais de semana, o que poderia impactar reuniões e rotinas; 2) a empresa não tinha ainda um modelo Squad as a Service de fato.

Aí vem a reunião de Kickoff e todo aquele entendimento demonstrado nas reuniões comerciais não parecia ter sido passado ou completamente absorvido pelo time que assumiria. “Ih, começou mal!” Sinal de alerta acionado, mas vamos lá! Times apresentados, rotinas definidas, trabalho iniciado. Aí sim, nossa intuição inicial começa a se confirmar. Primeiras entregas não alcançam a qualidade esperada, time parece muito inexperiente e complexidade do negócio se mostra maior do que tem capacidade de entregar. Pelo fato de trabalharem em horários alternativos, os freelas não conseguem sincronizar sua comunicação e entrega com a equipe interna da AirForceOne. E isso se repete sprint após sprint. 

Sinal vermelho acionado e stakeholders envolvidos, calls e cobrança de um plano de ação eficaz, trocas de alguns perfis, reuniões de acompanhamento, mas tais ações nunca alcançam o objetivo da eficácia. Após algumas tentativas, não resta saída além do phase out.

Caso 2: será que dessa vez vai? 

Novo dever de casa e lições aprendidas fresquinhas e lá vai a AirForceOne se aventurar de novo. Desde o início, esta tentativa se mostra diferente. Muitas idas e vindas de perguntas e respostas, numa tentativa de garantir que os mesmos erros não aconteçam de novo. Abertura, resiliência e flexibilidade são a tônica nas negociações. Perfis bem descritos, condições e valores transparentes e alinhados, founder da Golden∞ à frente desde o início, demonstrando um real comprometimento da empresa. E uma diferença crucial: o time da Golden∞ é próprio, experiente e totalmente dedicado ao trabalho a ser realizado com a AirForceOne. 

Felizmente, os resultados também vêm bem diferentes, o que já é visível desde as primeiras sprints. O fato de o time trabalhar dentro do horário comercial permite uma comunicação fluida e a realização das atividades nos momentos apropriados, quando tanto a equipe como os próprios usuários e clientes podem ser acionados para entrevistas e validações de protótipos. Sprint após sprint, muito aprendizado para a equipe da AirForceOne e tudo avança bem, dentro do possível dentro da realidade de desenvolvimento de produto.  

Lições aprendidas

  • Converse com sua rede, faça bench, investigue para chegar aos parceiros ideais para suas necessidades. É necessário muito zelo nesta análise, principalmente quando se pensa em ter perfis “alugados” desde o Discovery.
  • Empresas que fornecem Squad as a Service e que têm perfis próprios/contratados, no lugar de freelas que trabalham em horários alternativos, têm maior chance de apresentar resultados melhores.
  • Solicite conhecer histórico/portfólio e entrevistar os perfis que deseja “alugar”. Pode parecer burocrático, mas evita muitos aborrecimentos e retrabalhos. 
  • Alinhe desde o início, internamente e com a empresa parceira, o que já deu certo e o que deu errado em tentativas anteriores.
  • O time de casa precisa entender que a responsabilidade por fazer dar certo é dele também. E isso requer muita conversa, um trabalho de conscientização, convencimento e “compra”. 
  • Realize um Kickoff interno antes do início do projeto para que todos estejam na mesma página e preparem o que é necessário para o “embarque” dos perfis do parceiro.
  • Realize um bom Kickoff oficial para que visão, papéis e responsabilidades, metodologias, ferramentas de trabalho etc. estejam alinhados.
  • O PM da squad precisa ser de casa, mesmo que você queira alugar um PO do parceiro. Ideal também ter em casa um UX/UI e um Tech Lead que orientem sobre os padrões e validem o que está sendo entregue pela squad.
  • Mesclar o time, com perfis de casa e do parceiro, ajuda na troca de aprendizados, no alinhamento/integração da squad e na aquisição paulatina do conhecimento do negócio pelos parceiros.
  • Se a squad como um todo não se apaixonar pelo produto, você muito provavelmente terá problemas e precisará fazer ajustes de rota.
  • Tenha os Sponsors de ambas as empresas próximos do desenvolvimento do produto.
  • Aprenda a confiar em sua intuição e a associe uma boa leitura e análise de cenário para que você tome as melhores decisões e corrija a rota rapidamente quando necessário.

Conclusão

Alugar ou não alugar? Eis a questão! 

Eu sempre sou a favor de tentar e recomendo não desistir no primeiro ou até nos primeiros fracassos. Nada como errar e aprender para poder cometer novos erros, não é mesmo? E tudo bem (ou quase)! O “quase” aqui é pertinente porque outra coisa que no Brasil é bem diferente dos livros é a cultura do erro. Muito discurso existe e a realidade não é tão condizente com ele. Mas mesmo com este cenário, não há outra saída para o momento atual em que vivemos, sem respostas prontas ou receitas que garantam o resultado desejado. 

As lições aprendidas de outras empresas, pessoas, squads são muito válidas e você deve buscar conhecê-las, mas as suas precisarão ser suas. Tenha coragem, ouse e desafie o status quo. Às vezes você vai precisar enfrentá-lo para testar novos modelos. Coisas boas podem vir daí e você só vai saber se tentar.