O tempo é valioso, tenha uma comunicação assertiva sendo Async First

O tempo é valioso, e ai como está a sua comunicação?

Nos estudos de agilidade e gestão de produto, ouvimos falar muito sobre o princípio de Pareto. O famoso 80/20:80% dos resultados, surgem a partir de 20% das ações. Menos esforço com mais impacto, que também é uma regra de ouro em negócios, "80% das suas vendas vêm de 20% dos seus clientes".

Ok, mas o que tem a ver o Princípio de Pareto com a comunicação assíncrona?

Antes, vamos entender o que é a comunicação assíncrona.

A comunicação assíncrona acontece “fora de sincronia” ou não em tempo real, permitindo que os membros do seu time se comuniquem em seu próprio tempo. Perguntas, conversas e projetos são documentados principalmente por escrito (ou por meio de ferramentas assíncronas).

A comunicação assíncrona, traz mais liberdade e ajuda a promover a autogestão de uma equipe, e principalmente, a métrica principal passa a ser os resultados e não a quantidade de tarefas.

Resultados em vez de tarefas

Por que você deve adotar o Async First?

O trabalho assíncrono elimina essa necessidade de comunicação em tempo real, que era considerada essencial para "equipes produtivas".

Observe um claro  exemplo "banal" do movimento nohello:

❌ Não faça isso

Keith 14:15 - oi

Tim 14:19 -  ...?

Keith 14:20 - que horas eh aquela coisa msm?

Tim 14:20 - ahh, 15:30

Note que Keith poderia ter recebido uma resposta minutos atrás, e não precisava ter deixado Tim esperando. Na verdade, Tim poderia ter começado a pensar na pergunta de imediato!

Pessoas que fazem isso geralmente tentam ser educadas ao não ir direto ao ponto, como uma pessoa faria por telefone, e isso é ótimo! Mas estamos em 2022 e conversar por texto não funciona dessa forma. Para a maioria das pessoas, digitar é mais devagar do que falar. Então, apesar das melhores intenções, você só está fazendo a outra pessoa esperar, enquanto você formula sua pergunta, o que é produtividade perdida (e algo meio irritante).

O mesmo serve para esse exemplo:

  • "Olá, está por aí?"
  • "oi sophie, pergunta rápida."
  • "Tem um minutinho?"
  • "tá aí?"
  • "ei"
  • etc.

Só faça a pergunta! 😫

✅No lugar, tente fazer assim:

Dawn 14:15 - Oie! Que horas era aquele negócio mesmo?

Tim 14:15 - opa, 14:30

Dawn 14:15 - Ok, te vejo lá!

Tim 14:16 - 👍 valeu

Se você achar que é indelicado simplesmente dizer "oi" e fazer a pergunta, você pode começar sua mensagem com quantas cortesias achar melhor.

Um bom exemplo para essa dica é:

  • "opa mano, tudo jóia? você tem ideia de qual o prazo daquela coisa?"
  • "Olá, tudo bem? Espero que tudo esteja ótimo. Quando tiver um minutinho, eu estava precisando daquele último relatório :)"
  • "oi, quando você puder, você pode atualizar aquelas NFRs?"

Pode parecer banal, mas fazer sua pergunta antes de ser cumprimentado de volta também possibilita uma comunicação assíncrona. Se a outra pessoa estiver ausente e você sair antes que ela volte, ela ainda poderá responder à sua pergunta, em vez de se deparar com um "Olá" e imaginar o que perdeu.

Quando feito corretamente, todo mundo fica feliz! 🎉

Documentação, o pilar do trabalho assíncrono.

A documentação e transparência eliminam qualquer confusão em relação às expectativas e detalhes do trabalho. Já a comunicação síncrona, as informações podem se perder. Documentação e transparência são os pilares do trabalho assíncrono.

Tipos de documentação para comunicação assíncrona:

  • NFR (New Feature Request)
  • Playbooks
  • Pautas e Atas de Reunião
  • Decision Logs
  • Knowledge base interno
  • Knowledge base externo
  • Changelog
  • Guia / learn

Como gerenciar fluxos de trabalho assíncronos?

Existem 3 elementos que ajudam a gerenciar o fluxo de trabalho assíncrono de forma eficaz: quebrando tarefas, comunicação e ação.

Comece a quebrar de uma forma estruturada

Para que o assíncrono seja eficaz você precisa quebrar as entregas de valor o máximo possível em ciclos, compartilhando o progresso do trabalho o máximo possível. Dessa forma, outros membros da equipe são atualizados sobre o trabalho que está acontecendo sem ter que esperar.

Comunicação

O trabalho eficaz depende muito da comunicação eficaz em um fluxo de trabalho assíncrono. É preciso desenvolver boa documentação e práticas escritas, escolher mensagens em vez de ligações e respeitar as sessões de trabalho profundo das pessoas.

Ação

A comunicação assíncrona pode levar a esperas e atrasos se o seu trabalho depender de esclarecimentos ou atualizações. Para neutralizar isso, as equipes assíncronas devem sempre usar como padrão a ação.

Os benefícios da comunicação assíncrona:

  • Economia de tempo e redução de interrupções
  • Redução da dependência e progressão no trabalho
  • Redução do microgerenciamento e fortalecimento da confiança e da autonomia (autogestão)

Crie a cultura de Blend Meetings, a reunião síncrona com colaboração assíncrona

Imagine uma combinação de colaboração assíncrona, que não ocorre ao mesmo tempo, em uma reunião síncrona, onde as pessoas se conectam ao mesmo tempo.

Normalmente há um pré-trabalho e pós-trabalho assíncrono para substituir o compartilhamento síncrono de informações. Podendo reduzir a duração ou o número de reuniões síncronas, melhorar a qualidade do tempo síncrono, concentrando-se na tomada de decisões,  inovação ou conexão.

As reuniões combinadas são projetadas para ajudar sua equipe a fazer mais em menos tempo. Em vez de usar o horário da reunião para fornecer atualizações de status ou definir as próximas etapas, planeje compartilhar essas informações com os participantes da reunião com antecedência. Isso permitirá que você dedique seu tempo síncrono a discussões, tomada de decisões e ações.

Dicas para trabalho assíncrono

O principal objetivo do modelo de trabalho assíncrono é permitir que pessoas que trabalham em locais diferentes colaborem melhor e, de quebra, sejam mais produtivas. Para atingir esse objetivo é necessário um sistema assíncrono eficaz.

Aqui estão algumas dicas para melhorar o trabalho assíncrono:

  • Melhore as habilidades de escrita dos membros do time;
  • Melhore o processo, e aí sim elimine reuniões;.
  • No início talvez seja melhor comunicar em excesso do que comunicar de forma insuficiente, busque o equilíbrio.

Conclusão

O trabalho SÍNCRONO é valioso e sempre existirá, e pode ter mais impacto aliado a um bom trabalho ASSÍNCRONO. Acredito que a comunicação assíncrona é uma tendência, pois como somos seres evolutivos sempre buscamos impactar mais com menos esforço e a comunicação assíncrona implica em ser mais assertivo na informação que você quer transmitir.

Acredito que nas reuniões combinadas ou blend meetings, é possível extrair o melhor dos dois mundos. Assim, conseguimos gerar mais valor no mesmo período de tempo.

A comunicação assíncrona, quando usada corretamente, pode ajudar sua organização a subir de nível. Entretanto, na comunicação assíncrona temos que reduzir a necessidade de esclarecer ou explicar. A primeira mensagem em si deve ser tão clara e completa quanto possível. Se não for, exigirá idas e vindas, e como não é uma comunicação síncrona, isso custará mais tempo às pessoas.

O tempo é valioso, e ai como está a sua comunicação?

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