Benditas sejam as reuniões: um guia prático

Ao infinito e além

Benditas sejam as reuniões: um guia prático
Photo by Annie Spratt / Unsplash

Se você ocupa um cargo em gestão de produtos ou projetos, já deve ter percebido que boa parte do seu trabalho não acontece no silêncio de planilhas ou documentos, mas no dinamismo das reuniões, ora tediosas, acaloradas, cansativas ou até inspiradoras.

Seja você um Product Manager experiente, um CEO ou um estagiário em início de carreira, conduzir reuniões produtivas fará sempre parte do seu cotidiano.

Eu me lembro da primeira vez, quando eu havia saído de uma startup, que era bem mais informal e todos metiam a mão na parte mais técnica, e fui para uma big company.

Acabei me deparando com um bombardeio de reuniões que eram uma fonte constante de cansaço mental. Passavam-se horas em conversas que pareciam girar em círculos, sem conclusões claras ou tomadas de decisões. 

Para mim, era bastante enfadonho sair de uma reunião já com outra agendada para resolver as pontas soltas da anterior e observar esse ciclo se repetir várias vezes sobre um mesmo tópico. Hoje, no meu entendimento, esse cenário é revelador de várias falhas sistêmicas e de design organizacional, mas isso é conversa para um outro artigo. 

Comunicação sempre foi e sempre vai ser uma das atividades mais desafiadoras em um ambiente corporativo. As dificuldades incluem diferenças de perspectivas, prioridades desalinhadas ou mesmo a simples falta de clareza no ato de comunicar. 

Seja na visão estratégica do produto ou na escrita do requisito no backlog, quando a comunicação falha, as decisões se atrasam, as equipes perdem o foco e o progresso do projeto é comprometido, ou o mais perigoso: todo mundo segue tocando o barco sem compreender o significado subjacente que norteia suas ações. 

Depois de ter sofrido na pele com a comunicação (ou falta dela) durante uma boa parte da minha experiência, resolvi elaborar este material sobre reuniões, compilei materiais de várias fontes e eu espero que isso lhe ajude a evitar que a sua empresa se torne uma Torre de Babel. 

Prepare uma pauta

“Duas cabeças pensam melhor do que uma”
– Frase popular

Nem toda reunião exige uma preparação complexa, mas ter uma pauta bem definida pode te auxiliar muito. Ela ajuda você a organizar os pontos principais, manter o foco na discussão e, acima de tudo, avaliar se a reunião poderia ter sido uma troca de e-mails.

Outra vantagem de ter uma pauta elaborada é poder trazer contexto com uma breve recapitulação: “Na última vez que nos reunimos, ficamos de decidir o orçamento para o projeto X…”

Eis um exemplo de pauta:

Propósito: Projeto Especial de Geração de Receita: distribuir cargas de trabalho

Objetivo: Desenvolver um plano para tirar algumas responsabilidades dos ombros dos membros do time

Participantes: Emilia, Bruna, Lucas, Ricardo e Raíssa

Local: Sala de reuniões do 5º andar

Data e hora: 14h-14h45, 20 de janeiro

Item da pauta

Encarregado

Tempo concedido

Abertura – revisão da importância do Projeto Especial de Geração de Receita e dos papéis dos principais membros do projeto

Emília

5 minutos

Revisão das responsabilidades dos membros da equipe

Bruna

5 minutos

Discussão sobre responsabilidades que podem transitar entre os colaboradores da equipe

Emília

10 minutos

Discussão sobre abordagens em potencial

Emília

15 minutos

Escolha de determinada abordagem

Lucas

15 minutos

Próximos passos

Emília

5 minutos

Gerencie os participantes

Embora não haja uma regra específica para isso, geralmente uma reunião menor é melhor para decidir ou realizar alguma coisa (até 8 pessoas).