A gestão de expectativas e o alinhamento com os stakeholders são elementos cruciais para o sucesso de qualquer projeto. A gestão de expectativas envolve a comunicação clara e transparente das metas, prazos e recursos disponíveis para todas as partes interessadas no produto.
Já o alinhamento com os stakeholders garante que todas as partes interessadas estejam cientes do papel que desempenham no projeto e que suas necessidades sejam atendidas. Esses dois conceitos trabalham juntos para garantir que o projeto seja entregue dentro do prazo, do orçamento e com os resultados esperados.
Neste sentido, é fundamental entender a importância da gestão de expectativas e do alinhamento com os stakeholders, pois isso pode ajudar a evitar conflitos, aprimorar o processo de tomada de decisão, construir uma relação melhor e de confiança e melhorar os resultados finais que os nossos produtos geram.
Por ser um tema tão importante, existem muitos detalhes que, se não prestarmos atenção, podem prejudicar a nossa caminhada na busca de alcançar o sucesso de nossas iniciativas, desde a concepção até o lançamento de uma novo produto ou uma nova funcionalidade.
É por isso que precisamos de um processo bem estruturado quando estamos falando sobre a gestão de stakeholders.
Um processo, um canvas e algumas dicas
Aqui no Itaú, por ser uma instituição com dezenas de milhares de funcionários, muitas de nossas iniciativas envolvem, por vezes, centenas de pessoas. Por isso, ter um processo bem estruturado de gestão de stakeholders é parte mais que importante, é fundamental.
Processo, processo, processo
Depois de muitos erros e acertos nessa jornada de manter os stakeholders alinhados, passamos a seguir um processo simples de 4 passos no nosso dia a dia:
1. Entenda as necessidades e perspectivas dos stakeholders
Quais são as motivações e objetivos que o time de produtos tem com a mudança que estão propondo? Diante disso, que mudanças os stakeholders gostariam de ver? Cada um dos stakeholders tem uma perspectiva em relação a esse objetivo e todas elas devem ser levadas em consideração para as trocas e alinhamento de expectativas. Por exemplo, colocar um novo campo em uma tela pode ser muito benéfico a alguns stakeholders, mas outros podem sentir que a usabilidade piorou.
2. Detecte a resistência à mudança e aumente o comprometimento
Identificar atitudes e opiniões que podem sinalizar algum nível de resistência são fundamentais para determinarmos maneiras de aumentar o comprometimento e adesão dos stakeholders com a mudança que estamos propondo. Em alguns casos teremos que saber falar “Não” e ter a visão de que isso pode gerar ainda mais resistência a mudança. Como, diante disso, manter o foco e engajamento desses stakeholders é o ponto de maior atenção.
3. Determine uma estratégia de engajamento das partes interessadas
Determinar o nível de influência que cada parte interessada tem junto com seu nível de interesse em ser um defensor da mudança. Isso pode ajudar a formar alianças e ganhar apoio e patrocinadores que influenciarão outras pessoas. Pense e determine essa estratégica de forma direcionada, mas avalie constantemente se essa estratégia está fluindo bem, sem grandes ruídos. Se for necessário, repense e redesenhe a estratégia que faça sentido. Ajuste frequência, canal de comunicação, envolvidos e veja se o engajamento melhora.
4. Determine a melhor comunicação
Criar comunicação atraente que ressoa em cada stakeholder abordando suas particularidades, atitude em relação à mudança e nível de influência. Com o impacto mapeado é fundamental entender se ele é alto, médio ou baixo. Diante dessa avaliação, defina a abordagem mais adequada para mostrar consideração ou manter informado, ou manter engajado. Com isso organize as ações de comunicação, datas e qual o tipo de comunicação pode ser mais efetiva, seja ela um email, uma página colaborativa ou reuniões. Considere também o canal para melhor se comunicar com os stakeholders, seja por teams, agendas híbridas, agendas recorrentes semanais, diárias, mensais e etc.
Um canvas para você mapear e gerir stakeholders
Outra ferramenta que utilizamos aqui internamente é um modelo de canvas que tem nos ajudado muito na gestão de nossos muito stakeholders e, principalmente, para as conversas iniciais com o time de produtos diante de novos produtos que lançamos ou de novas funcionalidades.
Segue um exemplo preenchido para que você possa entender e aplicar na sua empresa:
Dicas de quem já acertou e errou
Pra fechar, compartilho aqui algumas dicas que tem nos norteado no cuidado com a gestão dos stakeholders e alinhamentos frequente de expectativas.
- Tenha um cuidado absoluto com a comunicação.
- Tenha empatia para compreender a visão de seus stakeholders da perspectiva deles.
- Crie e cuide dos relacionamentos com seus stakeholders.
- Saiba falar não.
- Saiba falar sim.
- Seja transparente diante de decisões, prioridades e principalmente sobre a Visão de seu produto.
- E uma dica bemmm valiosa, pessoas são o motor de transformação, o engajamento de seus stakeholders potencializa tudo.
A comunicação clara, transparente e constante é a chave para uma gestão eficaz de expectativas e um alinhamento bem-sucedido com os stakeholders. Gaste parte do seu tempo construindo relações de confiança, porque aí, o seu dia a dia se tornará muito mais fácil.
Não subestime a gestão de expectativas e o alinhamento com os stakeholders porque, nesses casos, menos nunca é mais!
