Dicas de estruturas para sua comunicação interna de produto

Como principal representante dos interesses de um produto junto à empresa e ao time, você é o responsável por garantir alinhamento entre as diferentes áreas da sua empresa.

Comunicação, oral e escrita, são habilidades fundamentais para qualquer Product Manager. Como principal representante dos interesses de um produto junto à empresa e ao time, você é o responsável por garantir alinhamento entre as diferentes áreas da sua empresa.

No artigo de hoje, quero dar algumas dicas para estruturar a comunicação interna de produto, afinal,  tão importante quanto os clientes saberem o que está acontecendo é que os times também saibam.

Roadmap

Esse é um tema que merece um artigo dedicado, por isso serei bem sucinto aqui.

A ideia é plotar em um ppt/Excel quais são os problemas/dores/alavancas de negócios que serão atacadas em períodos. O mais comum é ter um ano separado em quatro quarters e, a cada quarter, os principais objetivos do time produto com entregas-chave

Tipo: Assíncrona

Objetivo: Alinhar os times sobre quais são os temas a serem focados pela área de produto por quarter

Kick-off de Roadmap (Quarter)

Essa é uma reunião aberta para a empresa toda, onde o time de produto apresenta o Roadmap do trimestre que está se iniciando.

A ideia é dar mais detalhes sobre por que aqueles objetivos estão em foco, o que o time está planejando para atacar essas dores e também para reforçar como as pessoas podem contribuir ou tirar suas dúvidas. Normalmente leva de 1h a 1h:30 sendo feita sempre no começo de um trimestre

Tipo: Síncrona

Objetivo: Reforçar o roadmap e alinhar onde as pessoas podem consultar informações, acompanhar e/ou tirar dúvidas

Início/Fim de sprint

Aqui no time rodamos Scrum, então adotamos como boa prática comunicar os times internos sobre o começo e término das sprints.

Ao começar, reforçarmos a meta da sprint, quais objetivos de negócios queremos alavancar, quem serão os clientes/tickets impactados e um resumo de quais funcionalidades/melhorias foram priorizadas. Acrescentamos datas de início/término e equipe envolvida.

Já no término, a ideia é comunicar o que de fato foi entregue, se a meta foi atingida ou não e também aproveitamos para reforçar quem foram os clientes/tickets beneficiados.

Dica bônus: Entregas acontecem ao longo de toda sprint. Por isso aproveitamos o mesmo post no Teams para comunicar o que já foi feito, marcando tickets e clientes beneficiados, conforme concluído.

Tipo: Assíncrona

Objetivo: Informar os times do que será feito nos próximos dias e para quem

Release Notes

Semanalmente, publicamos uma lista de tudo que foi feito em todas as pipelines de desenvolvimento, BUGs, melhorias e novas funcionalidades.

Nesse caso é uma lista corrida, com o resumo em uma frase do que foi feito. Confesso que não é todo mundo que lê, mas ajuda bastante os times na hora de encontrar quando foi feito/corrigido.

Tipo: Assíncrona

Objetivo: Informar tudo que foi feito de maneira geral

Lançamentos Internos

O PM responsável também organiza um lançamento interno para novos produtos.

Normalmente, é feito no começo do desenvolvimento do produto, logo, então muitas vezes temos um protótipo ou apenas algumas funcionalidades. A ideia é um momento de cerca de 1h com toda a empresa, para falar das dores que queremos resolver e nossa proposta de como vamos atacá-las.

Também é um momento para gerar engajamento dos times, além de ter um tempo reservado para tirar dúvidas, principalmente dos times de  Atendimento e Comercial.

É uma importante atividade de engajamento. Penso que, se as pessoas não acreditam no propósito do Produto, não conseguirão atender, vender ou codar bem.

Tipo: Síncrona

Objetivo: Comunicar o novo produto e quais dores resolveremos, além de engajar os times com a nova solução

Dicas gerais

Aqui vai uma listinha de dicas:

  1. Projete a comunicação do ponto de vista de quem recebe. O que é importante para aquele time/pessoa saber?
  2. Por mais que seja o mesmo tema, tenha slides para apresentação ao vivo e outro para comunicação assíncrona. É diferente quando você está lá para explicar, logo,  os slides assíncronos precisam ter mais detalhes e comentários para cobrir a ausência da sua fala.
  3. Padronize. É importante que suas comunicações sejam padronizadas. Se você comunica o início de uma sprint no mesmo dia que ela começa, então faça isso sempre.
  4. Separe um tempo de verdade para a comunicação. Comunicação precisa ser planejada, testada e iterada. Então entenda que isso faz parte do trabalho e coloque espaço na sua agenda para isso.
  5. Como bom produteiro, teste e itere. É preciso avaliar se o seu processo de comunicação está funcionando. Lembre-se que ele não é para você, é para os outros.

Conclusão

Você, como PM, é o responsável por garantir alinhamento entre os times sobre as direções e o que está sendo concretizado no produto.

Crie ritos e estruturas de comunicação que te apoiem a completar essa missão, e não se esqueça que a comunicação é sempre para o outro.

Planeje, teste, itere e combine comunicações síncronas e assíncronas, para garantir máximo alinhamento.

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