Quantas vezes você já se deparou com a seguinte situação: passa uma tarefa para João e não recebe um feedback de que a mesma foi finalizada, ou percebe que a demanda, mesmo a mais simples, demorou mais que o previsto?
Esses problemas, talvez, não estejam nas tarefas e nem mesmo no próprio colaborador. Já refletiu sobre isso? Já analisou o processo de envio de demanda?
Bem, caso esse cenário lhe soe familiar, não se preocupe! Você não é o único. Existem alguns processos e ferramentas bem simples e eficazes que podem lhe ajudar a controlar, identificar gargalos e dar o suporte necessário para que tudo flua de forma otimizada.
Definição de prioridade
É comum no dia a dia termos tarefas ditas prioritárias, aliás, qual não é? Então, o primeiro passo é identificar o que realmente é importante. Será que aquela demanda ou processo que é frequentemente realizado é prioridade em relação a outras demandas que impactam a entrega de um projeto importante?
Primeiramente, deverá ser definida a urgência daquela tarefa e qual o impacto que ela irá gerar caso não seja executada no prazo estipulado. Para isso, normalmente, conto com a Matriz de Prioridade, disponível no livro de Operação de serviço, no Gerenciamento de incidentes. A forma de calcular Urgência X Impacto está presente no Livro de Operação, mais precisamente na área de gerenciamento de incidentes, do guia ITIL V3.
Nesta matriz de prioridade simples, existem:
- Três níveis de Urgência (Alta/Média/Baixa)
- Três níveis de Impacto (Alto/Médio/Baixo)
- Cinco níveis de Prioridade (1 a 5, sendo 5 a menor prioridade)
