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Gestão de stakeholders é lidar com pessoas

Algumas dicas importantes para a comunicação, parte essencial do nosso trabalho como produteiro(a)

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Parte do nosso trabalho como produteiro ou produteira é baseado na comunicação, e boa parte desse trabalho se dá na comunicação com stakeholders. O nosso dia a dia exige habilidades de negociação, lidar com discordâncias e mediar conflitos e, por isso — mais que ferramentas — é importante que saibamos nos comunicar de maneira essencial.

Com quase 20 anos atuando na área de tecnologia — entre cargos de coordenação, supervisão, scrum master e etc — errei bastante e acertei o suficiente para descobrir melhores caminhos de se gerir pessoas, por isso tenho um guia de trabalho pra mim mesmo alguns preceitos. De forma resumida, compartilho com vocês algumas dicas pessoais:

Entenda seus stakeholders

  • Empatia é fundamental para qualquer tipo de relação humana. Stakeholders são pessoas com problemas, inseguranças, certezas e dúvidas, assim como você. Entenda que pessoas são diferentes umas das outras e não existe receita de bolo para ter um bom convívio. Se aproxime delas, identifique suas motivações e limitações.
  • Alinhe as expectativas de trabalho. Entenda que tipo de trabalho as pessoas esperam que você exerça nessa relação e deixe claro que tipo de trabalho você espera delas. É melhor ser claro quanto às expectativas no início (mesmo que isso gere incompatibilidades) do que ter conflitos futuros por falta de clareza dos limites individuais.
  • Entenda o ritmo de trabalho de cada um, quais horários estão disponíveis e como preferem se comunicar, e tente se adaptar a esses parâmetros. Algumas pessoas preferem tons mais formais, enquanto outras pessoas preferem tons informais e mais objetivos numa reunião ou apresentação, por exemplo.
  • Seja seu cliente. Participe do dia a dia dos seus stakeholders frequentando reuniões que não sejam somente relacionadas ao seu produto, entenda como funcionam as operações de outros setores, os principais problemas que permeiam a rotina deles. Tenha um viés abrangente do funcionamento geral, faça as pessoas te conhecerem, crie conexões e deixe que saibam do seu interesse em colaborar com eles.
  • Escute. Esteja atento às informações enquanto estiver em uma reunião, evite julgamentos prévios das decisões tomadas pelas pessoas. Ouça e questione sinceramente para, então, estabelecer diálogos produtivos. Antes de ser escutado, escute. Esteja, de fato, presente.

Seja influente. Esperam isso de você

  • Confiança. Estabeleça uma relação segura e encare essa relação de trabalho como uma parceria, não como uma competição. Seja transparente mostrando seus erros, suas dúvidas e seus planos. Compartilhe seus motivos e envolva-as em suas decisões, faça com que as pessoas se sintam parte.
  • Seja relevante com dados“Organizations are not democracies. They are hierarchies. People more senior than you will listen to your opinion only if it is convenient for them.” já dizia Teresa Torres, e, se o debate é sobre opiniões, a do HIPPO (highest paid person opinion) sempre vai prevalecer.
    Stakeholders também têm seus dados e métricas e por isso é importante você sempre levar novas informações à mesa. Mostre a eles o que ainda não sabem e fomente a colaboração.
  • Promova a comunicação entre as áreas. Acredite, todas as empresas têm problemas de comunicação e seus stakeholders certamente sofrem deste problema também. Garanta que as partes envolvidas estejam alinhadas quanto às decisões e direcionamentos. Promova reuniões com os diversos setores envolvidos ou alinhe pontualmente com as pessoas necessárias, mas não parta do princípio que eles estejam se falando. Na maioria das vezes não estão, então faça você mesmo.

Faça uma comunicação clara

  • Seja visual. Canvas e mapas mentais são excelentes recursos visuais que auxiliam na compreensão de ideias e problemas. Use mapas mentais para conectar ideias, use roadmaps e release plans para comunicar um plano, use gráficos para reportar dados. Se seus stakeholders são pessoas participativas, explore dinâmicas, escreva em quadros e torne as informações mais visuais para facilitar a sua comunicação.
  • Use técnicas de storytelling que tornem clara a sua narrativa de decisões e opiniões com coerência. Crie interesse por parte dos ouvintes, se faça ouvir e os envolva na trama, seja ela um problema ou ideia.
  • Reuniões são excelentes momentos de alinhamentos, mas passe a mensagem de forma objetiva e tenha certeza de que a presença das pessoas é imprescindível. Do contrário, use outro formato e não tome o tempo das pessoas desnecessariamente.
    Use as reuniões cadenciadas (reviews, kanban meetings, etc) para alinhar o objetivo, mas não dependa somente delas pra isso. Quando necessário, marque reuniões extras.
  • Tenha um canal de acesso rápido aos principais stakeholders. Em alguns casos, as ferramentas padrão de comunicação não são suficientes para reportar uma emergência. Identifique quais são suas principais parcerias e acorde com elas uma maneira de se comunicar em situações imprescindíveis, seja pelo Whatsapp, Telegram ou o bom e velho telefone. Mas não abuse deste canal para que ele não seja mais um canal ignorável, como os outros.

Hoje, essas práticas têm me rendido um relativo sucesso na gestão de stakeholders, e certamente, neste momento em que você está lendo este post, é provável que eu tenha aprendido algo novo. E você, qual é o seu aprendizado? Deixe aqui nos comentários!